Info freelancers

indebuurt

Algemene informatie Medlink voor freelancers indebuurt van DPG Media.

DPG Media gebruikt voor het betalen van freelancers een geautomatiseerd systeem. Om een uitbetaling en prestatieoverzicht te kunnen realiseren, dienen er eerst declaraties ingediend te worden in ons digitale platform: Medlink (https://freelance.persgroep.net).

Goedkeuring - Accorderen

Als je alle declaraties van de maand hebt ingediend, zullen deze eerst ter controle naar de redactie coördinator gaan voor goedkeuring. Daarna zullen wij de declaraties accorderen. Pas na het accorderen zullen de declaraties mee gaan met de maandafsluiting.

Als de declaratie nog niet goedgekeurd is, blijft deze staan tot de volgende maand.

Daarom is het van belang de declaraties tijdig door te voeren, zodat ze mee genomen kunnen worden ter controle en uiteindelijk met de maandafsluiting.

LET OP: Wij garanderen goedkeuringen tot de laatste woensdag van de maand die afgesloten wordt.

Maandafsluiting:

In dit digitale platvorm voer je jouw bijdragen als declaratie in en iedere maand, tijdens de maandafsluiting, worden deze declaraties gecontroleerd en geaccordeerd. De maandafsluiting vindt iedere tweede werkdag van de nieuwe maand plaats. (Bijvoorbeeld maandafsluiting van mei, vindt de derde werkdag van juni plaats.)
Een enkele keer zal er door bijvoorbeeld een nationale feestdag de maandafsluiting een dag of twee verschuiven, maar in de regel is dit de tweede werkdag van de nieuwe maand.

Prestatieoverzicht:

Wanneer de maand is afgesloten, ontvang je per e-mail een overzicht met alle door jou ingediende declaraties, die goedgekeurd zijn en uitbetaald zullen worden. Dit noemen we het prestatieoverzicht. Dit prestatieoverzicht zal ook terug te vinden zijn in Medlink onder 'Afsluitingen'.

Facturatie:

Na het ontvangen van je prestatieoverzicht zie je precies wat je mag factureren. De bedragen van je factuur dienen overeen te komen met het bedrag van het prestatieoverzicht.
Wijken deze af, dan worden de facturen niet in behandeling genomen.

Betaling:

De betaling vindt meestal de vijfde werkdag van de nieuwe maand plaats, afhankelijk of je met auto facturatie werkt of zelf factureert.

Medlink

Login Medlink:

Nadat wij alle benodigde informatie van je hebben ontvangen, stuurt onze Servicedesk per e-mail de gegevens (Gebruikersnaam + (inlog) informatie) waarmee je kunt inloggen in Medlink.

Vragen over inloggegevens kun je stellen aan de Servicedesk via servicedesk@dpgmedia.com of via telefoonnummer 088-0133222 .
Om privacy redenen worden wachtwoorden niet via e-mail verstrekt.

Inloggen via deze link: https://freelance.persgroep.net

Gebruik de aan jou verstrekte persoonlijke Gebruikersnaam + Wachtwoord.

Let op: Door onze IT-afdeling wordt aangeraden Medlink te gebruiken vanuit Google Chrome

OneLogin

Het inloggen in Medlink, de website van DPG Media voor de freelance administratie is geplaatst achter een extra beveiligingsmuur. Daarmee zijn jouw gegevens nog beter beschermd. Inloggen in ons administratie portal vraagt om een extra handeling. We leggen het je kort uit:

We gebruiken hiervoor het beveiligingsprogramma OneLogin
OneLogin maakt gebruik van een dubbele (of: multi-factor) verificatie: via de website van het programma dat je wilt gebruiken én via de app of mail. Toegang tot Medlink vereist eerst inloggen in OneLogin en dan kiezen voor Medlink.

Freelancers die nog geen OneLogin gebruiken ,vinden hier de 'Handleiding nieuwe gebruikers OneLogin'

Na het inloggen in OneLogin kun je inloggen in Medlink met de aan jou verstrekte Gebruikersnaam+ Wachtwoord

Mijn profiel:

Indien na het inloggen direct jouw profielscherm verschijnt, betekent dit dat nog niet alle gegevens volledig zijn ingevuld. Nog in te vullen velden zijn dan rood omrand. Als je de velden hebt ingevuld, kun je onderaan de pagina de wijzigingen opslaan.

Wijzigingen hoeven niet meer aan ons doorgegeven te worden, alle gegevens zijn aanpasbaar.

Via het ‘Profiel’ icoontje kun je altijd jouw profiel openen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van jouw profielgegevens.

Auto facturatie:

Leveranciers (zo noemen wij de freelancers in bezit van een KvK en/of btw-nummer) bieden wij de mogelijkheid om te kiezen voor Auto facturatie. Zij hoeven zelf geen factuur meer op te maken maar kunnen in Medlink akkoord geven om maandelijks automatisch de factuur op te laten stellen en te verzenden. Deze factuur is voorzien van een voor jou uniek en opvolgend factuurnummer en de juiste factuurdatum.

Auto facturatie gaat uit van de standaard BTW-percentages van de Belastingdienst. Freelancers kunnen hiervan afwijken. Via de knop Geavanceerde BTW- instellingen kun je de BTW-percentages aanpassen. (zie onderstaande afbeelding)

Vergeet niet onderaan de pagina op 'Opslaan' te drukken.
Lees alle informatie over ‘Auto facturatie en btw'.

Afsluitingen tabblad op de Medlink pagina:

Dit tabblad is puur ter inzage.

Hier vind je van elke afgesloten maand het totaalbedrag van jouw geplaatste bijdragen.

Klik op de periode of op het bedrag en vervolgens op de diverse redacties om te zien waar het totaalbedrag uit opgebouwd is.

Het is mogelijk om met de filterknop (rechtsboven in het scherm) de overzichten ouder dan 6 maanden in te zien.

Declareren

Om artikelen en foto's te kunnen factureren dien je altijd eerst zelf je declaraties in in Medlink.

Aanvragen - Losse aanvragen: (Verschenen Niet op Overzicht VNO)

Voor het indienen van je declaraties voor indebuurt titels druk links in het scherm op het tabblad 'Aanvragen' en kies steeds voor 'Losse aanvraag' en vervolgens altijd voor 'Verschenen niet op overzicht'. De knoppen 'Per prestatie' en 'Niet verschenen opdracht' zijn niet voor indebuurt van toepassing.

Vervolgens vul je de onderstaande velden in:

Uitgave, Editie & Redactie: Spreekt voor zich. Selecteer hier de regio en de bijbehorende 'Editie' en 'Redactie' in.
Datum plaatsing: Hier vul je de publicatiedatum in.
Omschrijving: Geef een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de prestatie.
Opdracht verstrekt door: Vul hier de opdrachtgever in.
Toelichting: Indien van toepassing. Hier kan je bijvoorbeeld aangeven of het een rubriek is.
Bedrag: Afgestemd bedrag (exclusief BTW). De tarief afspraken zijn bij jou en de redactie coördinator bekend.
Prestatiesoort: Selecteer hier wat van toepassing is, tekst, foto of video.
LET OP: De optie 'uren' zijn hier niet van toepassing. Als je uren hebt gemaakt, dan mag je die onder een ander tabblad indienen. (Zie tabblad 'uren')
Pagina: Mag je ook leeg laten, zal niet (altijd) voor jullie relevant zijn.
Druk daarna altijd op Prestatie aanvulling indienen.

Prestatiedatum & Publicatiedatum

Bij het indienen van de declaraties dien je altijd een prestatiedatum in te dienen. Normaliter staat prestatiedatum gelijk aan plaatsingsdatum. Deze plaatsingsdatum/prestatiedatum is voor freelancers van IDB soms nog niet bekend of onduidelijk. Daarom hebben jullie de mogelijkheid om (plank) artikelen toch alvast te declareren ook al zijn ze nog niet geplaatst.

Reguliere artikelen

Hier vul je bij 'prestatiedatum' gewoon de datum in waarop het artikel geplaatst is, zoals je gewend bent je artikelen te declareren.

Plank artikelen

Vul voor Plank artikelen (artikelen waarvan de plaatsingsdatum onbekend of onduidelijk is) bij 'prestatiedatum' altijd dezelfde datum in als dat je de declaratie indient.

Artikelen met bekende plaatsingsdatum in de toekomst

Vul voor deze declaraties gewoon de plaatsingsdatum in bij 'prestatiedatum'. In ons systeem (FRM) hebben wij de mogelijkheid deze aan te passen, zodat deze declaraties wel met de maandafsluiting meegaan en in de maand van declareren ook betaald zullen worden.

Status:

Ingediende declaraties verschijnen op dit tabblad 'Losse aanvraag'. Je ziet hier de status van de declaratie.

Je kunt de declaratie wijzigen of verwijderen (zolang deze op ‘in behandeling’ staat).

Wijzigen: kan door op het blauwe pennetje te klikken.
Verwijderen: kan door op het rode prullenbakje te klikken.

Staan ze nog in behandeling?

Dat betekent dat ze nog ter goedkeuring bij de redactie coördinator liggen.

Als er iets niet in orde is met de declaratie of er dient iets aangepast te worden, dan plaatsen we er een opmerking bij.

Het grijze vakje kleurt dan oranje en er komt een vraagteken bij te staan.

Ook als een declaratie afgekeurd wordt kan je dat zien. Dan komt er in het rood 'afgekeurd' bij te staan en de reden waarom de declaratie is afgekeurd.

Wanneer je declaraties in de nieuwe maand indient, dan verschuiven deze declaraties naar de volgende maandafsluiting. en blijven ze dus open (in behandeling) staan.

Uren:

Voor het indienen van uren diensten klik je op het startscherm op het icoontje 'Uren '.

Klik daarna rechts in het scherm op 'Nieuwe uren toevoegen'.

Het scherm ''uren toevoegen' verschijnt in je scherm. Je kunt hier je gewerkte uren per dag (deel) doorgeven.

Toelichting op de in te vullen velden:

Uitgave: Selecteer de uitgave via het dropdown-menu
Editie: Selecteer de editie
Redactie: Selecteer de redactie
Deelredactie: Selecteer de deelredactie.
Ervaring: Deze is vooraf ingegeven. Kies de ervaring die hoort bij de uren declaratie

LET OP: Alleen de selectie 'Bureauredacteur', ''Coordinator' & 'Eindredacteur' zijn voor indebuurt van toepassing.

Bureauredacteur: Verslaggevers IDB
Eindredacteur: Eindredactie diensten/werkzaamheden IDB
Coördinator: Coördinerende werkzaamheden IDB

Datum: Vul de datum in waarop de werkzaamheden zijn verricht
Aantal Uur: Aantal gewerkte uren.

LET OP: Een urendienst mag niet meer zijn dan 7,6 uur.

Omschrijving: Vrij veld , geef kort aan waar je die dag gewerkt hebt.

Als je deze velden hebt ingevuld klik je op 'Verstuur aanvraag'

De aanvraag verschijnt direct in het scherm met de status 'in behandeling', gekoppeld aan het voor jou geldende uurtarief.

Je kunt je uren van de lopende maand uiterlijk op de laatste kalenderdag indienen. Wij garanderen een verwerking indien akkoord tot en met de laatste woensdag van de lopende maand.

De uitbetaling:

Voor de juiste wijze van betaling maken wij onderscheid tussen twee typen freelancers.

Freelancers die geen ondernemer zijn

In ons systeem worden zij ‘Freelancer’ genoemd. Freelancers hoeven geen factuur in te dienen, het totaal berekende maandbedrag wordt automatisch op het bij ons bekende bankrekeningnummer gestort. Zij ontvangen een jaaropgave die altijd betrekking heeft op de betaalde bedragen in de periode december van het voorgaande jaar tot en met november van het afgelopen jaar.

Freelancers die ondernemer zijn (in bezit van een KvK- en/of btw-nummer)

In ons systeem worden zij ‘Leverancier’ genoemd. Leveranciers ontvangen geen jaaropgave.

Leveranciers dienen een factuur te sturen voor exact het bedrag dat op het maandelijkse overzicht vermeld staat (eventuele btw buiten beschouwing gelaten).

Leveranciers kunnen in Medlink akkoord geven voor ‘Auto facturatie’, wat betekent dat Medlink na de maandafsluiting automatisch de factuur opstelt en naar de crediteurenadministratie verstuurt. Deze facturen zullen altijd een uniek factuurnummer en de juiste factuurdatum hebben, waardoor onnodige vertraging van de uitbetaling wordt voorkomen. Ook bespaart het de leverancier veel administratief werk.

Informatie over ‘Auto facturatie’ is te vinden in het bestand ‘Auto facturatie en btw'

Mocht je liever gebruikmaken van eigen facturen, dan kun je deze (PDF) mailen naar selfbilling@dpgmedia.nl :

DPG Media B.V.

t.a.v. SSC administratie

Van der Madeweg 40

1114 AM Amsterdam-Duivendrecht

Vragen over de betaling van je factuur, kun je e-mailen naar de crediteurenadministratie via selfbilling@dpgmedia.net.

Onkosten kilometervergoeding:

De kilometervergoeding is echter alleen bedoeld voor incidentele werkzaamheden buiten het werkgebied van de desbetreffende freelancer (gaat in overleg met de coördinator). De kilometervergoeding geldt dus niet voor de reguliere opdrachten! Het declareren van de gereden kilometers werkt als volgt:

Ga naar 'Losse aanvragen' en selecteer 'Kilometers'

Vul alle velden in waarbij de kilometervergoeding van toepassing is.

Aantal kilometers is een verplicht veld.

Selecteer ook de juiste 'Prestatiesoort'. Als dat bij uren is selecteer je 'uren', is het bij een rubriek of tekst, dan selecteer je 'tekst'

Klik vervolgens op 'Kilometers indienen'

Contact:

Het e-mailadres voor contact met de freelanceadministratie voor indebuurt is: medlink.indebuurt@dpgmedia.nl

Privacy statement Freelancers en Algemene voorwaarden:

* De DPG media gebruikt persoonsgegevens ter uitvoering van de Overeenkomst. Meer informatie in ons privacy statement.

Algemene voorwaarden

Privacy Statement Freelancers

Report abuse