Info freelancers

Magazines


Algemene informatie Medlink voor freelancers van de magazines van DPG Media.

DPG Media gebruikt voor het betalen van freelancers een geautomatiseerd systeem.

Maandelijks is een overzicht van je bijdragen beschikbaar op het digitale platform Medlink (https://freelance.persgroep.net), waarop alle - in de afgesloten maand goedgekeurde - bijdragen (inclusief honorarium) voor DPG Media Magazines zijn opgenomen. Je ontvangt een e-mail zodra dit nieuwe overzicht klaarstaat in Medlink. In de regel is dit de derde werkdag van de nieuwe maand.


Medlink

Login Medlink

Medlink bereik je via https://freelance.dpgmedia.net/login. Je kunt inloggen met je persoonlijke DPG Media Magazines account, deze gebruikersnaam heb je via de e-mail ontvangen. Je kunt inloggen met je wachtwoord dat je ook gebruikte voor TaskManager.

Mocht je je wachtwoord kwijt zijn, dan vragen we je rechtstreeks contact op te nemen met de IT Servicedesk via telefoonnummer 088-5722711. Om privacyredenen kunnen we wachtwoorden niet per e-mail verstrekken.

Let op: gebruik voor Medlink de browser Google Chrome.

Mijn profiel

Indien na het inloggen direct jouw profielscherm verschijnt, betekent dit dat nog niet alle gegevens volledig zijn ingevuld. Nog in te vullen velden zijn dan rood omrand. Als je de velden hebt ingevuld, kun je onderaan de pagina de wijzigingen opslaan.

Wijzigingen hoeven niet meer aan DPG Media doorgegeven te worden, alle gegevens zijn voor jou aanpasbaar.

Via het ‘Profiel’ icoontje kun je altijd jouw profiel openen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van jouw gegevens in het profielscherm.


Autofacturatie

DPG Media biedt leveranciers (zo noemt DPG Media de freelancers in bezit van een KvK en/of btw-nummer) de mogelijkheid om te kiezen voor autofacturatie. Je hoeft zelf geen factuur meer op te maken maar kunt in Medlink akkoord geven om maandelijks automatisch de factuur op te laten stellen en te verzenden. Deze factuur is voorzien van een voor jou uniek en opvolgend factuurnummer en de juiste factuurdatum.

Autofacturatie gaat uit van de standaard btw-percentages van de Belastingdienst. Als leverancier kan je hiervan afwijken. Via de knop 'Geavanceerde btw-instellingen' kun je de btw-percentages aanpassen.

  • Vergeet niet onderaan de pagina op 'Opslaan' te drukken.

  • Lees alle informatie over ‘autofacturatie en btw'.

Afsluitingen

Dit tabblad is puur ter inzage.

Hier vind je van elke afgesloten maand het totaalbedrag van jouw geplaatste bijdragen.

Klik op de periode of op het bedrag en vervolgens op de diverse redacties om te zien waar het totaalbedrag uit opgebouwd is.

Het is mogelijk om met het filter (rechtsboven in het scherm) de overzichten ouder dan zes maanden in te zien.

TaskManager

Wie meewerkt aan een productie voor de magazines, accepteert de opdracht meestal in TaskManager. Dit blijft gewoon zo. Alleen de betalingswijze van de opdracht en declaratie van vooraf afgesproken onkosten gaan veranderen. Wat je via TaskManager aan bedrag hebt afgesproken met de redactie, vind je automatisch terug in Medlink. In plaats van doorlopende betalingen via autofacturatie, vindt de betaling nu één maal in de maand plaats via autofacturatie. De betaling vindt in de regel plaats op de vijfde werkdag van iedere maand.

Onkosten dien je voortaan ook via Medlink in. Zie kopje 'Onkosten'.


Aanvraag per opdracht

Heb je met je contactpersoon een financiële afspraak gemaakt per opdracht? Lees dan verder. Heb je een afspraak gemaakt op basis van uren? Ga dan verder naar 'Opdrachtaanvraag op uurbasis'.

Voor het indienen van je uitgevoerde opdrachten voor Magazines druk links in het scherm op het tabblad 'Aanvragen' en kies steeds voor 'Losse aanvraag' en vervolgens altijd voor 'Verschenen niet op overzicht'.

Vervolgens vul je de onderstaande velden in:

Toelichting op de in te vullen velden:

  • Uitgave: selecteer de uitgave via het dropdownmenu

  • Editie: selecteer het juiste product

  • Redactie: selecteer de redactie

  • Datum: vul de plaatsingsdatum in van je productie.

  • Omschrijving: vrij veld, het is aan te raden hier de "http" link van jouw productie in te voeren

  • Opdracht verstrekt door: van wie heb je opdracht gekregen?

  • Toelichting: indien van toepassing

  • Bedrag: afgestemd bedrag (exclusief BTW)

  • Prestatiesoort: foto, tekst en video (hier geen urendiensten indienen, zie tabblad uren)

  • Pagina: indien van toepassing

  • Druk daarna altijd op Prestatie aanvulling indienen.


Ingediende opdrachten verschijnen op dit tabblad 'Losse aanvraag'. Je ziet ook de status van de opdrachten. Je kunt de opdracht ook wijzigen of verwijderen (zolang deze op ‘in behandeling’ staat).

Als er een vraagteken (zie voorbeeld hieronder) bij een opdracht staat, heeft DPG Media een bericht voor je achtergelaten. Dit bericht verschijnt wanneer je met je cursor op het vraagteken of op de status (‘In behandeling’, ‘Goedgekeurd’, of ‘Afgekeurd’) gaat staan.

Opdracht aanvraag op uurbasis

Indien je de opdracht op uurbasis uitvoert, selecteer dan op het startscherm het icoontje 'uren'.

Klik daarna rechts in het scherm op 'Nieuwe uren toevoegen'.

Opdracht niet op uurbasis maar vast bedrag? Ga dan terug naar 'Aanvraag per opdracht'.

Het scherm 'uren toevoegen' verschijnt in je scherm. Je kunt hier je gewerkte uren per dag(deel) doorgeven.

Uitgave: selecteer de uitgave via het dropdownmenu

Editie: selecteer de editie

Redactie: selecteer de redactie

Deelredactie: selecteer de deelredactie

Ervaring: deze is vooraf ingegeven. Kies de ervaring die hoort bij de uren declaratie

Datum: vul de datum in waarop de werkzaamheden zijn verricht

Aantal uur: aantal gewerkte uren

Omschrijving: vrij veld , geef kort aan waar je die dag gewerkt hebt.

Als je deze velden hebt ingevuld klik je op ''verstuur aanvraag''

De uur aanvraag verschijnt direct in het scherm met de status 'in behandeling', gekoppeld aan het voor jou geldende uurtarief.

Je kunt je uren van de lopende maand uiterlijk op de laatste kalenderdag indienen. DPG Media garandeert een verwerking, indien akkoord, van de uren die ingediend zijn tot en met de 24e van de lopende maand. DPG Media kan niet garanderen dat de uren die na de 24ste zijn ingediend meegenomen worden in de maandbetaling. Mocht dit niet lukken, dan gaat de betaling automatisch mee met de volgende lopende maand.

De uitbetaling

Voor de juiste wijze van betaling maakt DPG Media onderscheid tussen twee typen freelancers.

Freelancers die geen ondernemer zijn

In het systeem word jij ‘Freelancer’ genoemd. Freelancers hoeven geen factuur in te dienen, het totaal berekende maandbedrag wordt automatisch op het bij ons bekende bankrekeningnummer gestort. Jij ontvangt een jaaropgave die altijd betrekking heeft op de betaalde bedragen in de periode december van het voorgaande jaar tot en met november van het afgelopen jaar.

Freelancers die ondernemer zijn (in bezit van een KvK- en/of btw-nummer)

In het systeem word jijLeverancier’ genoemd. Leveranciers ontvangen geen jaaropgave. Leveranciers dienen een factuur te sturen, mits ze geen gebruik maken van autofacturatie, voor exact het bedrag dat op het maandelijkse overzicht vermeld staat (eventuele btw buiten beschouwing gelaten).

Leveranciers kunnen in Medlink akkoord geven voor ‘autofacturatie’, wat betekent dat Medlink na de maandafsluiting automatisch de factuur opstelt en naar de crediteurenadministratie verstuurt. Deze facturen zullen altijd een uniek factuurnummer en de juiste factuurdatum hebben, waardoor onnodige vertraging van de uitbetaling wordt voorkomen. Ook bespaart het de leverancier veel administratief werk.

Informatie over ‘autofacturatie’ is te vinden in het bestand ‘autofacturatie en btw'

Leveranciers die niet akkoord gaan in Medlink met 'autofacturatie', mogen zelf een factuur sturen voor de diensten en producties die je hebt geleverd. Facturering is mogelijk na het verschijnen van het maandoverzicht voor exact het bedrag wat op je overzicht vermeld staat (eventuele btw buiten beschouwing gelaten). Je ontvangt aan het begin van de maand van DPG Media een aankondiging per e-mail wanneer het overzicht te raadplegen is. Let op: de factuur moet exact overeenkomen met het bedrag dat op je overzicht staat.

Je kunt de factuur als PDF mailen naar selfbilling@dpgmedia.nl:

DPG Media B.V.

t.a.v. de crediteurenadministratie

Postbus 2104, 1000 CC AMSTERDAM.


Vragen over de betaling van je factuur, kun je e-mailen naar de crediteurenadministratie via selfbilling@dpgmedia.nl.


Betaling
De betaling vindt één keer in de maand plaats. Dat is meestal de vijfde werkdag van de nieuwe maand, afhankelijk of je met autofacturatie werkt of zelf factureert.

Onkosten

Met alle freelancers & leveranciers zijn afspraken gemaakt over de onkosten die zij mogen declareren bij het maken van een productie op locatie (bijvoorbeeld kilometervergoeding).

De kilometervergoeding wordt berekend aan de hand van de werkelijk gereden kilometers voor een opdracht. Voor diensten geldt een maximum vergoeding per dienst/per dag.

Voor OV reiskosten en andere onkosten heeft DPG Media een kopie van de bonnen of een uitdraai van de OV-chipkaart nodig. Deze bonnen kun je uploaden in Medlink bij het indienen van je onkosten.

Ingediende aanvullingen, correcties en onkosten verschijnen altijd een maand later op het overzicht, na goedkeuring door de redactie.


Voor het indienen van onkosten voor Magazines druk links in het scherm op het tabblad 'Aanvragen' en kies steeds voor 'per prestatie'. Hier dien je alle onkosten, aanvullingen en correcties in bij de bijdragen die op je overzicht zijn verschenen. Open de betreffende periode, open de redactie en klik achter de prestatie op ‘Toevoegen’. Zie afbeelding.

Toelichting op de in te vullen velden:

  • Kies de regel van van de prestatie (urendienst, tekst, video etc.) waarvoor je je onkosten wilt indienen.

  • Selecteer via het drop downmenu 'Toevoegen' het veld 'Kilometers' en vul deze in of 'Onkosten', voor bijvoorbeeld OV kosten (hiervoor ook de bon uploaden).


Let op: evenals bij de uren geldt voor ook onkosten een verwerkingstijd.

Voor alles wat na de 15e van de maand is ingediend, kunnen wij verwerking in die maand niet garanderen.

Contact

Het e-mailadres voor contact met de freelance administratie is fsd.nl@dpgmedia.nl

Privacy statement Freelancers en Algemene voorwaarden

* DPG media gebruikt persoonsgegevens ter uitvoering van de Overeenkomst. Meer informatie in ons privacy statement.

Algemene voorwaarden

Privacy Statement Freelancers